يُحافظ العمل عن بُعد على أموال أصحاب العمل والموظفين، ولكن إذا لم يكن لديك الأدوات المناسبة، فقد يُسبب كذلك عدم ترابط الموظفين ومعاناتهم لتحقيق التواصل.
استغرق الأمر مجموعة من التطورات التكنولوجية – بدءًا من أجهزة الهاتف المحمولة وصولاً إلى وصلات الإنترنت عالية السرعة – ليسمح للموظفين العاملين في مواقع مختلفة أن يتواصلوا ويعملوا معًا. والآن ظهر جيل جديد من المبدعين ممن يبتكرون الأدوات التي تجعل العاملين عن بُعد أكثر إنتاجًا وتعاونًا من ذي قبل.
وكأنك في نفس الغرفة بالضبط
يُمثل التواصل وجهًا لوجه أهمية كبرى. فكما أوضح جوستين كروجر في جامعة نيويورك في تقريره "الأنانية عبر البريد الإلكتروني (Egocentrism Over E-mail)"، تشيع ظاهرة سوء الفهم عبر البريد الإلكتروني حتى حين نظن أننا نُعبِّر عن وجهة نظرنا بشكل صحيح. لا يوجد بديل للتواصل البصري ولغة الجسد ودلائل تغيُّرات نبرة الصوت.
يُتيح لنا برنامج عقد المؤتمرات عبر الفيديو الاستفادة من هذه المزايا المبتكرة للتواصل حتى عندما يكون الموظفون في أماكن بعيدة. تتوافربرامج سهلة تتمتع بخيارات مجانية يمكنك البدء بها مثل برنامج شركة أبل FaceTime أو برنامج Hangouts الخاص بشركة جوجل. نظرًا لازدياد أهمية عقد الاجتماعات عبر الإنترنت بالنسبة لأعمالك التجارية، يمكنك تجربة حلول أعمال مُخصصة تتمتع بميزات مثل ألواح الكتابة عبر الإنترنت مثل دمج برنامج Zoom.us أو برامج Microsoft Office مع سكايب لإتمام الأعمال.
يُستخدم الواقع الافتراضي والمُعزَّز ليُساعد في زيادة تحوِّل اتصالات الأعمال. حيت تسمح مُنتجات مثل ميتا (Meta) ومايكروسوفت هولولنز (Microsoft’s Hololens) للعاملين على بُعد أميال أن يشتركوا في التعامل مع أشياء ثُلاثية الأبعاد باستخدام الصور المُجسَّمة أو سماعات خاصة بحيث يمكن تصوُّر المنتج وكأنه موجود حسيًا بشكل مُدهش أو إجراء تدريب مُحاكي للواقع.
معرفة أحدث التطورات
حتى عندما يعمل الجميع معًا في مكتب واحد، قد تستغرق اجتماعات معرفة أحدث التطورات وقتًا طويلاً. وحين تختلف أماكن وجود جميع العاملين، يمُثل ذلك تحديًا لوجستيًا كبيرًا.
تُصمَّم برمجيات تتبُّع تقدُّم الأعمال مثل I Done This لتستبدل الاجتماعات. تُذكِّر الأداة كل موظف كي يُحدِّث التقدُّم الذي أحرزه في نهاية اليوم ثم تُجمع المعلومات لتُعرَض في الصباح حتى يتسنى التأكُّد من تزامنها لدى الجميع.
ولإدارة المشروع بشكل أكثر تفصيلاً، يستخدم برنامج Trello نظامًا من لوحات وبطاقات وقوائم مُشتركة للمساعدة في رصد التقدُّم المُحرز. يستطيع الموظفون إنشاء سجلات نشاط ومناقشة ما يحتاجون القيام به في نفس الوقت بحيث يظل الجميع على علم بآخر التحديثات.
التحرُّر من البريد الإلكتروني المُتسلسل
يعتاد أي شخص يعمل مع زملاء في مواقع أخرى على مشكلة تلقِّي مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي. ونظرًا لإبتكار البريد الإلكتروني في سبعينيات القرن الماضي، فهو لم يُصمَّم ليتوافق مع هذا القدر الضخم الاتصالات في عالم الأعمال المُعاصر.
تحاول شركتان مساعدة الشركات على التحرُّر من هذا التسلسل باستخدام أنظمة أفضل للتراسل الفوري. حيث تطور برنامج Slack سريعًا ليضم أكثر من ستة ملايين مُستخدم لما يوفره من اتصالات سريعة وبسيطة. يقدِّر مستخدموه الأسلوب الذي يُنشيء به مكان عمل مشترك حيث تُنظَّم المحادثات ويسهُل الوصول إليها – يما يُقلل تكرار المحادثات بإضافة الجميع إلى منصة واحدة.
وبدلاً من برنامج Slack، يتوافر برنامج Stride الذي يستهدف توفير العديد من الميزات التي يُقدِّمها برنامج Slack مع التركيز أيضًا على محادثات الفيديو والصوت المتكاملة. وبالإضافة إلى ذلك، فهو يوفر ميزة تُسهِّل تحويل المحادثات إلى بنود عمل.
تحقيق الإبداع معًا
في بعض الأحيان، لا تتركز الاجتماعات حول وضع جداول الأعمال وتقديم التقارير – فقد تُمثل مساحات إبداعية حرة يتم خلالها تطوير الإستراتيجيات والأفكار.
ومع أدوات الخرائط الذهنية المتوفرة عبرالانترنت مثل MindMeister، يمكن للشركة بأكملها تبادل الأفكار بأمان وفي نفس الوقت. تُجمع نتائج جلسة العصف الذهني بوضوح في عرض رسومي مرئي يوضح الروابط والعلاقات والتسلسل الهرمي، لذلك يسهُل فهم الهدف الأكبر.
التواصل عبر الشبكة السحابية
أما عن آخر قطعة في أحُجية العمل عن بعد فهي توفير نظام لتبادل الوثائق. فخلال الأيام الأولى لبدء العمل عن بُعد، كان يعني ذلك التوجُّه إرسال عدد لا نهائي من رسائل البريد الإلكتروني لمسودات جديدة ومحاولة تتبُّع التحديثات لمعرفة الإصدار النهائي. أما الآن فيعتمد الأمر على الشبكة السحابية – حيث تُخزَّن المستندات على الانترنت وتُحدَّث فورًا لدى جميع المستخدمين.
عملت برامج Google Apps – أُعيدت تسميتها لتُصبح G Suite – على تعميم التعاون الفوري أثناء التعامل مع المستندات عبر الإنترنت وأصبحت الآن خاصية أساسية للمعيار الصناعي لحزمة Microsoft Office.
أما بالنسبة للشركات التي تعتمد على تطبيقات متخصصة أو معلومات حساسة، فليست الخدمات السحابية القياسية بالخيار الأمثل. وبدلاً من تلك الخدمات، يمكنهم استخدام شبكة افتراضية خاصة (Virtual Private Network). يُنشيء هذا الخيار بوابة آمنة للعاملين عن بُعد لتسجيل الدخول إلى خوادم الشركة والوصول إلى التطبيقات والبيانات التي يحتاجونها. ولذا يمكنك إضافة ميزة المرونة دون المساس بالأمن.
